Quy định về tổ chức giải quyết công tác lãnh sự

Thông tư này quy định việc tổ chức giải quyết công tác lãnh sự tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự, cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

Theo Thông tư, Cục trưởng Cục lãnh sự có thẩm quyền ký các loại giấy tờ, văn bản sau: Ký cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ; ký công hàm gửi Cơ quan đại diện nước ngoài; ký cấp thị thực, gia hạn tạm trú cho người nước ngoài thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao…

Việc giải quyết công tác lãnh sự được thực hiện theo nguyên tắc: Mỗi cán bộ xử lý chịu trách nhiệm một hoặc một số khâu của quy trình cấp giấy tờ lãnh sự. Ở những nơi số lượng công việc lãnh sự không nhiều hoặc không đủ cán bộ để phụ trách từng khâu thì một người có thể thực hiện nhiều khâu thuộc các bước của quy trình cấp giấy tờ lãnh sự nhưng phải đảm bảo một người không giải quyết toàn bộ công việc như một quy trình khép kín. Người viết hóa đơn không đồng thời là người thu tiền; người ký không đồng thời là người giữ và đóng dấu quốc huy; người ký hoặc người giữ và đóng dấu quốc huy không đồng thời là người quản lý ấn phẩm trắng lãnh sự.

Thông tư quy định, hồ sơ cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm đề nghị cấp thị thực được đánh số và lưu trữ trong thời hạn 8 năm. Hồ sơ cấp, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu phổ thông được lưu trữ trong 10 năm. Lưu trữ vĩnh viễn Quyết định cho trở lại quốc tịch Việt Nam, quyết định cho thôi quốc tịch Việt Nam cùng danh sách những người đã được cho thôi quốc tịch.

Khi hết thời hạn lưu trữ quy định, Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và cơ quan đại diện lập ban hủy tài liệu, tiến hành kiểm kê lại số hồ sơ hủy, lập biên bản hủy tài liệu, trong đó ghi rõ số lượng, loại hồ sơ hủy. Việc hủy hồ sơ được thực hiện theo quy định về pháp luật lưu trữ.

Thông tư này có hiệu lực thi hành từ 1/4/2020.